Habeas Data para barberías, peluquerías y spas

¿Qué cuenta como dato personal en tu agenda?

Es cualquier información que se pueda asociar a una persona determinada o determinable (artículo 3 de la Ley 1581). En una agenda de citas, casi todo lo que guardas lo es:

¿Quién es el responsable y quién el encargado?

La ley distingue dos papeles. El responsable es quien decide para qué se usan los datos y qué se hace con la base de datos: en tu agenda, eres tú, el negocio. El encargado es quien trata los datos por cuenta del responsable. Con los datos de tus clientes, Citalia actúa como encargado: los guarda para que tú puedas gestionar tus citas.

Esto importa porque las obligaciones más pesadas, como pedir la autorización, informar y atender las solicitudes, son del responsable. Los Términos y condiciones de Citalia lo dicen: cada negocio cumple sus propias obligaciones legales frente a sus clientes.

¿Qué debes hacer antes de guardar los datos de un cliente?

1. Pide su autorización. Debe ser previa (antes de guardar), expresa e informada (artículos 3 y 9). Guarda una prueba de que la diste: conservar copia de la autorización es un deber del responsable (artículo 17).
2. Cuéntale lo esencial al recoger los datos (artículo 12): para qué los vas a usar, cuáles son sus derechos como titular, y quién eres y cómo contactarte.
3. Ten una política de tratamiento por escrito, en lenguaje claro, y dile dónde puede leerla. La ley pide adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para atender consultas y reclamos (artículo 17).
4. Si no puedes ponerle la política delante, usa un aviso de privacidad que diga al menos quién es el responsable y cómo contactarlo, para qué se usarán los datos y qué derechos tiene la persona (Decreto 1074 de 2015).
5. Usa los datos solo para lo que dijiste. Si le avisaste que los usarías para su cita, no los uses para enviarle promociones sin haberlo informado antes.

¿Qué derechos tiene tu cliente y en cuánto tiempo debes responder?

Como titular de sus datos, tu cliente puede (artículo 8):

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que dio.
• Ser informado del uso que le has dado a sus datos.
• Acceder gratis a sus datos personales.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos en los casos que la ley permite.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Una consulta es pedir información sobre sus datos; un reclamo es pedir que los corrijas, los actualices o los suprimas, o quejarse de un incumplimiento. Los plazos máximos son estos (artículos 14 y 15):

¿Qué pasa con los datos sensibles, como alergias o condiciones de salud?

Son sensibles los datos que afectan la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede llevar a discriminarla, como los de salud (artículo 5). La ley restringe su tratamiento: en general exige una autorización explícita, y debes avisarle al titular que responder esas preguntas es opcional (artículo 12).

Si en tu spa o centro de estética anotas alergias, tratamientos médicos o condiciones de la piel, eso es un dato de salud. Pregunta solo lo que necesitas para atender bien, dile al cliente que puede no responder y pídele su autorización explícita antes de anotarlo. Evita escribir información de salud en un campo libre de notas sin haberlo hecho.

¿Tienes que registrar tu base de datos en la SIC?

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es un directorio público que administra la SIC. Según el Decreto 90 de 2018, deben inscribirse las sociedades y las entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT. Para un negocio pequeño, ese umbral suele estar muy lejos.

Que no estés obligado a registrar tu base de datos no te libera de los demás deberes de esta guía. Si dudas de si el registro te aplica, pregúntale a un abogado o a la SIC.

¿Qué hace Citalia por ti y qué sigue siendo tuyo?

Lo que hace Citalia, según su política de tratamiento de datos:

• Guarda el nombre, el teléfono y el correo (si el cliente lo deja) de quienes reservan, solo para que gestiones sus citas.
• Los datos de tus clientes solo los ve tu negocio. No los vende ni los comparte con otros negocios.
• Muestra a tus clientes, al reservar, un aviso que dice que tu negocio usa sus datos para gestionar la cita, con un enlace a la política.
• Si un cliente le escribe a Citalia para ejercer sus derechos sobre los datos que tu negocio tiene de él, traslada la solicitud a tu negocio.
• Si cierras tu negocio en Citalia, tras 30 días de gracia los datos de tus clientes se anonimizan de forma irreversible.

Lo que sigue siendo tuyo: pedir y guardar la autorización de tus clientes, tener tu propia política, atender sus solicitudes dentro de los plazos y cuidar lo que escribes en las notas de cada cliente. El aviso de la página de reservas ayuda a informar, pero no reemplaza tu política. Si tienes dudas de cómo atender una solicitud dentro de tu agenda, escríbenos a [email protected].