Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: 20 de octubre de 2026.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (Colombia).

1. Responsable del tratamiento

SOLUCIONES CITALIA S.A.S., con NIT 902106823-3 y domicilio en Bogotá D.C., Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en esta política.

2. Dos situaciones distintas, dos roles distintos

Datos de quienes usan Citalia. Si creas una cuenta para tu negocio, Citalia es el Responsable de tus datos (los de la persona que administra la cuenta) y esta política te aplica directamente.

Datos de uso de Citalia. Para entender cómo se usa Citalia y mejorarlo usamos Google Analytics en este sitio y en la aplicación (ver la Política de cookies). Citalia es el Responsable de esas estadísticas de uso: incluyen un código interno de tu cuenta, tu plan y el tipo de tu negocio, y no incluyen tu nombre, tu correo ni tu teléfono.

Identificador de estadísticas de la cuenta. Si al crear tu cuenta aceptaste las analíticas, Citalia guarda el identificador que Google Analytics puso en tu navegador y lo usa solo para contar en las estadísticas el pago de esa cuenta y los pasos que llevan a él (cuándo se abre la pantalla de pago, cuándo se intenta pagar y si el pago se aprueba o falla; con monto, plan, medio de pago y número de pago, sin tu nombre, tu correo ni tu teléfono), y así saber qué canales traen clientes que pagan. En la pantalla de pago de Citalia no cargamos Google Analytics ni el píxel de Meta. Los datos de tu tarjeta o de tu cuenta Nequi los escribes en la ventana de Wompi, que se rige por sus propias políticas de privacidad y cookies. Citalia es el Responsable de ese dato. Lo borramos si rechazas las analíticas desde el panel y cuando se cierra el negocio.

Datos de los clientes de cada negocio. Si reservaste una cita en la página de un negocio, ese negocio es el Responsable de tus datos y Citalia es su Encargado: los tratamos por cuenta de ese negocio, solo para que pueda gestionar tu cita. Las condiciones de ese encargo están en el anexo de los Términos y condiciones.

Recordatorios por WhatsApp. Si reservaste una cita y aceptaste recibir el recordatorio por WhatsApp, el negocio (Responsable) nos encarga enviártelo: lo mandamos desde un número de Citalia a través de la plataforma WhatsApp Business de Meta, que actúa como subencargado (ver el numeral 9). Solo se envía si tú lo aceptaste y lo puedes retirar cuando quieras (ver el numeral 4).

Conversaciones con Citalia por WhatsApp. Si le escribes por WhatsApp a Citalia (por ejemplo, para preguntar por el servicio), o aceptaste que te escribamos al crear tu cuenta, Citalia es el Responsable de esa conversación. La atiende nuestro equipo desde una herramienta de atención al cliente alojada por Citalia, y un asistente de inteligencia artificial (Claude, de Anthropic) puede redactar las respuestas a partir del texto que escribes. Si nos dices que no te interesa, dejamos de escribirte y lo anotamos para no volver a hacerlo.

Contacto desde la demo de la web. Si dejas tus datos en el formulario de la demo (citalia.co/tu-negocio) y marcas la casilla de autorización, Citalia es el Responsable de esos datos: tu nombre, tu WhatsApp, el nombre y la ciudad de tu negocio y el tipo de negocio. Los usamos solo para que una persona de nuestro equipo te contacte por WhatsApp y te ayude a dejar tu agenda lista. Los guardamos en la base de datos de Citalia y en la herramienta de atención al cliente de la que habla el párrafo anterior. La reserva de ejemplo de esa demo no guarda nada de lo que escribas. Si no quieres que te contactemos, dínoslo y dejamos de hacerlo.

Estadísticas de uso de la página de reservas. Aparte de lo anterior, Citalia usa Google Analytics para medir cómo se usa la página de reservas (por ejemplo, cuántas personas llegan al último paso). De esas estadísticas Citalia es Responsable: no incluyen tu nombre, tu teléfono ni tu correo, ni los datos de tu cita más allá del nombre público del negocio, su tipo y el valor del servicio. Ver la Política de cookies.

3. Datos que recolectamos

Dependiendo de cómo usas Citalia, podemos tratar:

  • De quienes crean una cuenta de negocio: nombre, correo, teléfono, y datos del negocio (nombre, dirección, servicios).
  • De los clientes que reservan una cita a través de la página pública de un negocio: nombre, teléfono y, si lo dejan, correo electrónico.
  • De quienes activan la suscripción: tipo y número de documento (NIT, cédula, cédula de extranjería o pasaporte) y nombre o razón social, para emitir la factura electrónica de cada cobro. Los conocen nuestro contador y la plataforma de facturación electrónica que se use, y se conservan el tiempo que exige la ley contable y tributaria.
  • De los clientes que aceptan el recordatorio por WhatsApp: la fecha en que lo aceptaron (o en que lo retiraron) y, si lo marcó el negocio, que fue el negocio; y, por cada recordatorio, si el mensaje se entregó o falló y si la persona confirmó su asistencia o avisó que no podrá asistir.
  • Datos técnicos básicos (dirección IP) para prevenir abuso del servicio.

No pedimos ni almacenamos datos de tarjetas ni de cuentas Nequi. Los pagos los procesa Wompi, que recibe esa información directamente y guarda el medio de pago para los cobros mensuales; Citalia solo conserva la referencia que Wompi le entrega y los últimos cuatro dígitos para mostrártelo. Al pagar, aceptas los términos de Wompi y su autorización de tratamiento de datos personales.

4. Finalidad del tratamiento

Usamos estos datos para:

  • Prestar el servicio de agendamiento (crear, confirmar y recordar citas).
  • Comunicarnos contigo sobre tu cuenta o tus citas.
  • Prevenir fraude y abuso de la plataforma.
  • Cumplir obligaciones legales y contractuales.

No vendemos datos personales a terceros. Los datos de los clientes de un negocio son visibles para ese negocio (para que pueda gestionar sus propias citas), no para otros negocios que usen Citalia.

Solo enviamos mensajes relacionados con el servicio: confirmaciones y recordatorios de citas, avisos sobre tu cuenta y sobre tus pagos.

Recordatorios por WhatsApp. Solo le escribimos por WhatsApp a quien marcó la casilla de aceptación al reservar (que aparece sin marcar), o a quien el negocio nos indica que se lo pidió. Esos mensajes son recordatorios de la cita y no llevan publicidad. Puedes dejar de recibirlos en cualquier momento respondiendo STOP al recordatorio (el mismo mensaje te lo recuerda): la retirada aplica a todos los negocios donde uses ese número, tus citas siguen igual y el recordatorio pasa a enviarse por correo si lo dejaste. Si cambian tu número de teléfono en la ficha del negocio, la aceptación anterior deja de valer.

5. Tus derechos

Como titular de tus datos, tienes derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
  • Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos.
  • Acceder de forma gratuita a tus datos personales tratados.

6. Cómo ejercer tus derechos

Puedes ejercer cualquiera de estos derechos escribiendo a [email protected] indicando tu solicitud y los datos que te identifican. Responderemos las consultas dentro de los 10 días hábiles siguientes, y los reclamos dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recepción, conforme a los términos de la ley.

Si eres cliente de un negocio que usa Citalia y quieres ejercer tus derechos sobre los datos que ese negocio tiene de ti, dirígete directamente a ese negocio, que es el Responsable. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud a ese negocio para que la atienda.

7. Por cuánto tiempo los guardamos

Conservamos los datos mientras tengas una cuenta activa. Cuando solicitas eliminar tu negocio, hay 30 días de gracia para que puedas arrepentirte; cumplido ese plazo, los datos de tus clientes y de tu equipo se anonimizan de forma irreversible.

Los registros de pagos se conservan durante 10 años, porque la ley comercial y tributaria obliga a guardarlos.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o alteración.

9. Dónde se almacenan tus datos

Tus datos se almacenan en servidores ubicados en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce como de nivel adecuado de protección de datos personales (Circular Externa 5 de 2017), por lo que esta transferencia no requiere una autorización distinta a la ya otorgada.

Meta (WhatsApp). Los mensajes de WhatsApp se envían a través de la plataforma WhatsApp Business de Meta, que recibe el número de celular y el contenido del mensaje para entregarlo y lo trata según sus propios términos y su política de privacidad; Meta puede procesar esos datos fuera de Colombia. Las conversaciones con el equipo de Citalia se atienden en una herramienta de atención al cliente alojada en servidores de Google Cloud, y el asistente de inteligencia artificial es un servicio de Anthropic, que recibe el texto de la conversación para responderla.

10. Vigencia

Esta política rige desde su fecha de publicación y permanecerá vigente mientras Citalia trate datos personales. Puede ser actualizada; los cambios materiales se anunciarán en esta misma página.