Para cerrar la caja de una barbería o un salón, cuenta el efectivo que hay en el cajón y compáralo con el que debería haber: la base con la que abriste, más los cobros en efectivo, menos los gastos y los retiros. En Citalia, la caja hace esa cuenta por ti y, al cerrar, te dice si cuadra al peso o cuánto falta o sobra.
¿Qué es el cierre de caja y por qué conviene hacerlo todos los días?
El cierre de caja es contar, al terminar el día, el efectivo que hay y compararlo con el que debería haber según lo que se vendió y se gastó. Sirve para encontrar a tiempo un error de cambio, un cobro que no se anotó o un gasto que salió del cajón sin registrarse, mientras todavía te acuerdas de lo que pasó.
Si lo haces una vez al mes, una diferencia de unos miles de pesos es un misterio. Si lo haces todos los días, es una conversación de dos minutos.
Paso a paso para cerrar la caja del día
- Enciende la caja una sola vez en Negocio, con «Registrar cobros» y «Usar caja». Después la caja vive en Ventas, en la pestaña «Caja».
- Ábrela al empezar el día con la base: el cambio que dejaste en el cajón. Citalia te propone el efectivo que contaste al cerrar la última caja; cámbialo si dejaste otra base.
- Cobra cada servicio o venta con «Cobrar» y elige cómo pagó el cliente. Lo que entra en efectivo, con su propina, va sumándose al efectivo esperado.
- Registra lo que mueve el cajón sin ser un cobro con «Registrar movimiento»: un gasto pagado con efectivo de la caja, un retiro (lo consignas o te lo llevas) o un ingreso que no es un cobro, como el cambio o un aporte.
- Al cerrar, cuenta el efectivo y escríbelo en «Efectivo contado». Citalia lo compara con el esperado y te muestra si cuadra al peso o cuánto falta o sobra.
- Deja una nota si hay diferencia para recordar de dónde salió. Es opcional, pero ayuda cuando revisas la caja días después.
- Mira los cierres anteriores en «Cajas anteriores»: cada uno queda con lo esperado, lo contado y la diferencia.
¿Qué cuenta en el efectivo esperado y qué no?
| Concepto | En el efectivo esperado |
|---|---|
| Base con la que abriste | Suma |
| Cobros en efectivo, con sus propinas | Suma |
| Bonos vendidos en efectivo | Suma |
| Ingresos que no son un cobro, como el cambio o un aporte | Suma |
| Gastos pagados con efectivo de la caja | Resta |
| Retiros | Resta |
| Cobros por Nequi, Daviplata, tarjeta o transferencia | No entra |
Los cobros por Nequi, Daviplata, tarjeta o transferencia no pasan por el cajón: se cuadran con tu cuenta o con tu datáfono. Citalia te muestra aparte lo recibido con cada medio de pago, para que lo compares con el extracto o con el cierre del datáfono.
¿Qué hacer si la caja no cuadra?
- Cuenta de nuevo. Cuenta billete por billete otra vez antes de buscar el error: muchas diferencias son de conteo.
- Revisa los cobros del día en Ventas. Mira si algún cobro quedó con un medio de pago equivocado, por ejemplo uno por Nequi anotado como efectivo.
- Revisa los movimientos de la caja. Un gasto pagado del cajón que no se registró es una causa frecuente de que falte efectivo.
- Piensa en el cambio. Si diste cambio de más o de menos, la diferencia aparece sola en el cierre.
- Anota la diferencia y sigue. Si no la encuentras, déjala escrita en la nota del cierre y vigila si se repite el mismo día de la semana o con la misma persona.
¿Qué errores son comunes al cerrar la caja?
- Cerrar sin revisar antes. Al cerrar, las ventas de esa caja ya no se pueden anular. Si hay un cobro equivocado, corrígelo antes de cerrar.
- Mezclar la plata del negocio con la tuya. Si sacas efectivo para ti, regístralo como retiro: así no parece que falta dinero.
- Pagar gastos del cajón sin registrarlos. Regístralos como movimiento: quedan también en Gastos, sin anotarlos dos veces.
- Dejar la base al azar. Decide cuánto cambio dejas cada día y escríbelo: así la base de mañana es la de hoy.
- Dejar pasar los días. Una caja que se cierra todos los días es una caja que se entiende.
¿Qué plan necesito para llevar la caja?
La caja, los cobros y los gastos vienen en todos los planes, desde el plan Individual ($9.999 al mes). La caja es opcional: se enciende y se apaga en Negocio con «Usar caja». Citalia registra el cobro: no lo procesa por ti, así que el dinero sigue entrando como siempre entró.
Preguntas frecuentes
¿Necesito llevar la caja si casi todo me lo pagan por Nequi o con tarjeta?
La caja cuadra el efectivo, así que sirve menos si casi no manejas efectivo. Aun así, en Ventas ves lo recibido con cada medio de pago, y eso lo puedes comparar con tu cuenta o con tu datáfono.
¿Qué pasa con la propina en efectivo?
La propina en efectivo entra al efectivo esperado, porque pasa por el cajón. Citalia la muestra aparte de lo vendido, y es toda del profesional: no se comisiona.
¿Puedo corregir un cobro después de cerrar la caja?
No: al cerrar, las ventas de esa caja ya no se pueden anular. Por eso conviene revisar los cobros del día antes de cerrar.
¿Cuánto cuesta llevar la caja?
Nada aparte: viene con tu plan. El plan Individual cuesta $9.999 al mes y el plan Pro, $11.900 al mes por profesional.